Как использовать РЕСТАлитику на все 100%

Система РЕСТАлитика – облачный сервис, призванный дать руководителям всех уровней возможность постоянно контролировать работу ресторанов и принимать важные решения основываясь на самых важных данных, которые мы отобрали по опыту работы с несколькими сотнями ресторанов.

Это вебсервис, а значит он работает на любом устройстве, подключенном к Интернет (смартфон, ноутбук, ПК). При этом не нужно ничего устанавливать, просто зайдите по ссылке и введите свои логин и пароль.

В этом документе собран опыт работы сотен практиков ресторанного рынка и приведены советы как получить максимум пользы от сервиса с минимальными затратами по времени.

Наш сервис постоянно развивается, дата этого документа – январь 2018, версия 4.0.0

Самая свежая инструкция всегда доступна на нашем сайте https://restalytica.ru/

В конце приведены контактные данные, вы всегда можете обратиться к нам за поддержкой.


Времени нет, все на бегу (контроль самых важных показателей)
Что нужно? Смартфон с настроенной почтой.

- На эл. почту пришла рассылка по окончанию смены (вы можете выбрать время получения):

На графике активный день выделен желтым цветом, серым – соседние дни недели для сравнения, общая сумма выручки за день 317 734 р., что на 5.59% больше предыдущего вторника, на 14.95% больше среднего вторника (хорошая динамика, но рост за последнюю неделю в 3 раза меньше чем до этого) и на 7.95% лучше плана на этот день
Средний чек за вторник почти самый низкий (хуже только понедельник), при этом прошедший вторник на 5.24% хуже предыдущего и на 4.95% хуже среднего вторника. Средний чек упал за прошедшую неделю
Количество чеков (гостей) значительно выросло, но рост выручки меньше за счет снижения среднего чека. Могли заработать больше на этом потоке гостей, но провалили сумму среднего чека
Индикатор подозрительных операций – показывает сколько необычных операций за смену было совершено на кассах. Часто это показатель воровства или нарушения кассовой дисциплины. Например, уменьшение суммы чека или перенос блюд между заказами.
Узнавайте о сумме выручки за месяц по всем ресторанам заранее, а не после того, когда уже поздно что-то предпринимать. Прогноз учитывает, что выручка по дням недели сильно отличается. Индикатор показывает красным дни отставания от плана и зеленым – выполнение. Так же сразу видно на какую сумму по итогам месяца выходит ресторан/сеть.
Если что-то вызвало у вас вопросы, просто нажмите на кнопку и вы увидите детали, например:
Подозрительные операции
Заказ 5571/1
Официант Роберт Вардеман обслуживал стол, распечатал пречек на сумму 1 060 руб., менеджер Ян Вайсс уменьшил сумму до 570 руб.
Официант Альфред Ван Вогт распечатал новый пречек на сумму 570 руб.

В кассу попало 570 руб.
Вопрос: какой из двух пречеков был передан гостю?
Прогноз выполнения плана
21/11/2017 два ресторана из трех перевыполнили план, один ресторан не выполнил на 11 822 руб.
Вы можете увидеть как факт за прошедшие дни месяца, так и плановые показатели на каждый следующий день по всем ресторанам.
Это лишь часть показателей, которые можно получать в ежедневной рассылке, более подробно можно настроить через ваш профиль (требуются права администратора)
Пролистайте вниз и увидите перечень показателей, которые можно включить в рассылку, пример
Выполнить настройки вам поможет ваш дилер или можете обратиться к нам напрямую (контакты внизу этого документа)

Иногда рассылка по смене показывает нули или данные не по всем ресторанам

Причина – данные по смене не попали в РКипер. Самые частые причины две:
- не закрыта смена
- кассы выключили сразу после закрытия и данные не загрузились.

Решение:
- передвинуть время рассылки на несколько минут вперед чтобы смены по всем ресторанам успевали закрыть
- запретить менеджерам выключать кассы сразу после закрытия смен


Появилось 15 минут времени (анализ самых важных показателей)
Что нужно? Смартфон или ноутбук
Система разработана так, чтобы вы могли ей пользоваться одинаково удобно как на компьютере, так и на смартфоне. Адаптивный дизайн учитывает размер вашего экрана и подстраивается под вас.
Основы работы с системой
Сервис РЕСТАлитика – это вебприложение, а значит не нужно ничего устанавливать. Просто откройте ссылку в любом браузере и начинайте пользоваться. Система разработана с применением адаптивного дизайна, поэтому ей одинаково удобно пользоваться как на смартфоне, так и на ноутбуке.
Вид на экране смартфона:
Вид на компьютере:
В системе есть два основных элемента управления:
Фильтр дат и фильтр ресторанов.
В каком бы отчете вы ни находились, вы всегда можете управлять ими и получать произвольные отчеты за секунды.

После выбора нужных дат и ресторанов, не забывайте нажать кнопку Применить или Показать.
На какой бы странице вы ни находились, слева есть основное меню

1 – вернуться на главную страницу
2 – полный список отчетов
3 – список доступных вам ресторанов
4 – индивидуальные настройки вашего профиля
5 – связаться с разработчиками РЕСТАлитики

Продажи
Все основные показатели и их динамика за выбранный период доступны на первом экране
В виджетах показаны общие значения за выбранный период по выбранным ресторанам, графики показывают динамику за каждый день, вы можете подвести мышку к графикам и увидеть значение показателя за каждый день. Чтобы временно отключить лишние графики и сфокусироваться на определенном показателе, просто нажмите на название показателя под графиками и он будет скрыт. На примере выше мы скрыли Кол-во чеков, Скидки и Фудкост.
Обратите внимание на желтую точку виждета Продажи. Бывает три варианта: зеленая – все данные за выбранный период и по выбранным ресторанам есть, желтая – часть смен отсутствует в базе, красная – данных нет. Нажмите на эту точку и вы увидите какие данные отсутствуют.
цифры в ячейках – номера смен в Ркипере, обычно номера смен идут последовательно, в примере выше данные по смене за 28/10/2017 ресторана Москва попали в 29/10/2017. Это означает что смена была закрыта после 0:00 или совсем не была закрыта, исправить это можно в Ркипере, обратитесь к своему дилеру. После изменений, данные в РЕСТАлитике обновятся автоматически.
Каждый виджет содержит в себе более подробную информацию. Нажмите на название и переходите к детальному отчету.
Здесь вы увидите распределение выручки по валютам.
Если нужно посмотреть подробности по другим периодам или ресторанам, нет необходимости возвращаться на главную страницу, используйте фильтры слева и сверху.
Практически каждый детальный отчет можно выгрузить в Эксель.
Фудкост
Требуется настройка подключения к Сторхаус.
Не путайте этот показатель с реальной себестоимостью. Фудкост - это себестоимость блюда согласно калькуляционной карте, т.е. стоимость входящего в состав блюда сырья и полуфабрикатов. Реальная себестоимость будет выше, т.к. будет включать в себя списания сырья и прочие производственные, транспортные и иные потери.
На главной странице вы можете видеть средний фудкост по выбранным ресторанам за определенный период, нажмите на слово Фудкост и вы сможете увидеть детали:
Здесь вы сможете контролировать валовую прибыль по всему меню, по категориям и даже по блюдам по каждому ресторану и за любой период. При этом учитывается реальная выручка, с учетом скидок. На примере выше видно что цена блюда по меню 2900 руб, но продано оно с 50% скидкой, в результате чего, фудкост составил 49%.
Расход блюд

На главном экране вы можете видеть ТОП ваших продаж за выбранный период.

Если вы хотите посмотреть полный список проданных блюд, нажмите на символ лупы справа от названия

Здесь вы можете видеть все блюда за период, вибирайте нужные вам даты и рестораны и находите самые продаваемые и наименее востребованные блюда. Вы можете использовать фильтры категорий сверху над таблицей и выбрать только нужную или в строке поиска набрать любые символы названия блюда и таблица динамично перестроится.
При необходимости, таблицу можно выгрузить в Эксель.
У каждого блюда есть символ лупы рядом с названием. Нажмите и вы сможете получить самую подробную информацию о блюде (об этом подробней ниже, в разделе «Есть 30+ минут на подробный анализ»).
Доли ресторанов
В любой момент вы можете сравнить между собой ваши рестораны, просто выберите в списке справа что сравнивать, полный круг всегда 100%.

В самом низу основной страницы находится блок «Дополнительно», это набор отчетов для более детального анализа.

Начнем с отчета «Сводная по ресторанам»

Сравнивайте рестораны между собой по всем основным показателям. При необходимости можно выгрузить результаты в Эксель.
Продакт микс (категории блюд)
Здесь вы можете оценить структуру продаж по категориям блюд и за любой период, и динамику изменений. Нажмите на символ лупы и вы получите полную картину по структуре продаж.
Например, на рисунке ниже видно, что категория Завтраки имеет значительный провал в среду и четверг
так же вы можете переключаться между режимами сравнительные или абсолютные значения
План-факт

Очень важно заранее знать прогноз выполнения плана по итогам месяца

В блоке Дополнительно есть еще один полезный отчет План-факт, он позволяет вам ежедневно контролировать выручку и понимать насколько выполняется план и принять меры когда еще не поздно что-то исправить.

Все что от вас требуется – ввести одной цифрой план на месяц и наша система распределит его по дням согласно статистике каждого конкретного заведения по дням недели. В течение месяца мы контролируем показатели и сообщаем вам. На примере ниже, ресторан Москва незначительно отстает от плана, а ресторан Новгород – опережает план на 80 000 руб.
Официанты
Мы даем вам очень удобный инструмент оценки ваших официантов. Ставьте им цели и контролируйте выполнение. Примеры целей:
- у кого выработка в час будет выше 3000 руб, получит премию
- кто покажет самый высокий средний чек за месяц, тому айфон
Отчет находится в блоке Дополнительно

Получайте объективную картину по каждому сотруднику, это важно для мотивации персонала.

Многие наши клиенты используют этот отчет для расчета ФОТ, т.к. в одном месте собрана вся информация по эффективности сотрудников.


Есть 30+ минут на подробный анализ бизнеса (куда идем)
Что нужно? Ноутбук или компьютер
Все перечисленные ниже инструменты доступны так же и на смартфоне, но работать с таким количеством данных лучше на большом экране.
Маржинальность блюд
Знаете ли вы сколько зарабатываете на каждом блюде?

Слева пример блюда, цена которого по меню 850 р.

С учетом скидок, реальная цена продажи 833 р.

С учетом фудкоста, оно все еще прибыльно, а вот если добавить списания, то на каждой продаже этого блюда вы теряете 1 156 р.

Стоит ли держать такие блюда в меню? Решать вам.

- Хотите знать как блюдо продается по часам в разные дни недели?
- Часто ли оно попадает в стопы (есть продажи в течение дня, а после 16:00 - провал)?
- Запустили акцию на блюдо и хотите понять достигла ли акция цели?

На все эти и многие другие вопросы ответит отчет Карточка блюда.

Есть два способа получить этот отчет:

В блоке Дополнительно - Карточка блюда
В списке блюд, нажмите лупу справа от названия

Самая подробная информация, включая долю этого блюда во всех продажах как по цене, так и по количеству, сезонность продаж, участие блюда в комбо и набор модификаторов блюда.

Самый подробный анализ, который позволит вам реально влиять на прибыль ресторана.

Анализ динамики продаж

- Средний чек по часам в течение дня
- Динамика продаж только по пятницам
- Скидки по часам, дням, неделям
- Что больше продается утром, а что ближе к вечеру

На главной странице нажмите на символ лупы в правом верхнем углу основных графиков:

Это очень мощный инструмент, с помощью которого вы можете получить детальную информацию, воспользовавшись фильтрами в верхней части. На рисунке для примера показано как менялись основные показатели в течение дня:

Второй пример – динамика кол-ва чеков по месяцам и только по пятницам

Вы можете анализировать и сравнивать динамику продаж не только в целом по ресторанам, но и отдельно по категориям

Детализация до чека

При необходимости, вы можете проанализировать каждый отдельный чек/заказ. На главной странице, нажмите на ссылку «Кол-во чеков»

Вы можете выбрать конкретный день или большой период, один ресторан или все, можете выбрать час, в котором находится интересующий вас чек. В любом случае, вам доступны все чеки в пару кликов.

Найдите в списке то, что вас интересует и нажмите на номер чека:

Если вы хотите еще больше подробностей, нажмите «детально о заказе»

вся самая подробная информация по заказу у вас на экране.


Я вижу расхождения с РКипером. Почему?

У каждого ресторана своя учетная политика. Часть валют должна учитываться в выручке, другая – попадает в списания. РЕСТАлитика позволяет гибко настраивать учет. Для этого необходимо сообщить нам или вашему дилеру как правильно распределить статьи для соответствия учетной политике.

Вы не можете менять настройки самостоятельно, этот инструмент доступен вам только для просмотра. Если вы хотите внести изменения в настройки валют и списаний, обратитесь к вашему дилеру или напрямую к нам (контакты указаны в конце этого документа).


Правильные настройки

У вас сеть ресторанов? Вы можете самостоятельно добавить любое количество пользователей так, чтобы они могли видеть один, несколько или все рестораны.

В системе есть два типа пользователей: Администратор и Пользователь. Мы настоятельно рекомендуем иметь в системе только одного администратора, только он может управлять другими пользователями и назначать права.

При подключении сервиса вам передается ссылка на профиль вида name.restalytica.ru и один пользователь с правами администратора. Этот пользователь может создать неограниченное число других пользователей с различными уровнями доступа.

Если вы являетесь администратором системы, вам доступно расширенное меню, выберите пункт «Список пользователей»:

Здесь вы видите список всех пользователей и можете управлять правами или создать нового пользователя. Кликните на любом пользователе и откроется меню управления:

Здесь вы можете настроить данные пользователя (логин и пароль, адрес почты для рассылок, права доступа к ресторанам сети, право на ввод данных таких как план на месяц, язык интерфейса и др.)
Доступ к ресторанам устроен так, что все недоступные пользователю рестораны от него полностью скрыты. Это позволяет использовать систему в холдингах любого размера и не опасаться неавторизованного доступа к лишней информации.

Одним из самых удобных инструментов системы РЕСТАлитика является почтовая рассылка по смене. Не нужно отправлять смс от каждого ресторана, как только смена закрыта, вы получает подробный отчет о прошедшем дне. Подробнее о рассылке рассказано выше.

Настроить рассылку можно в меню «e-mail уведомления»

1 – поставьте галку «Хочу получать отчеты по почте»
2 – поставьте время отправки, важно чтобы время было на 10-15 минут позже среднего времени закрытия смен (3)
4 – если вы настроили рассылку в те же сутки, когда была закрыта смена, выберите «сегодня», если на следующее утро, выбирайте «вчера», пример, смена закрывается в 23:30, рассылка в 9:00, в этом случае нужно выбрать «вчера».
5 – на вкладке «Подписаны на рассылку», вы можете управлять кому отправлять отчеты

Если вы не можете поставить галку напротив пользователя, значит в его профиле не задан адрес электронной почты (подробно об этом выше)

при этом учитываются права доступа, то есть пользователь сможет получать отчеты только по своим ресторанам


Полезная информация

Связаться с нами можно:
e-mail: [email protected]
FB: /restalytica.ru

Подробная и самая актуальная информация о сервисе РЕСТАлитика: https://restalytica.ru/

Вы всегда можете ознакомиться с демоверсией продукта по адресу: https://demo.restalytica.ru